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Videoconferenza per i corsi sulla sicurezza sul lavoro: È a norma? Come posso usarla?

In un precedente articolo di questo blog (07/06/2021) abbiamo già ampiamente descritto la spinta alla digitalizzazione avvenuta durante la prima ondata di pandemia.

Basti pensare che l’e-commerce da solo a marzo 2020 ha registrato una crescita prevista per i prossimi 5-10 anni e che il 75% delle persone che ha avuto un’esperienza di acquisto online lo ha fatto per la prima volta nella vita (fonte KMPG).

Questi dati sono il riflesso di un’esigenza imposta dalle circostanze avverse indotte dal Covid-19.

Con l’obiettivo di contestualizzare e capire meglio come sfruttare al meglio le tecnologie oggi disponibili, ripercorriamo brevemente alcune tappe fondamentali di questa storia recente che ci ha portato alla situazione odierna in termini di formazione.

Come è nato l’uso di piattaforme per la videoconferenza

Come sappiamo, il lockdown e le misure di contenimento adottate hanno determinato – da un lato – la sospensione di alcune attività “fisiche” il cui mercato si è spostato nel mondo “virtuale”. Sono proseguite invece molte altre attività, ma con i limiti imposti dalle misure di distanziamento sociale.

Questi includono la formazione sulla sicurezza sul lavoro.

Come indicato nell’articolo del 06/07/2021, il “Protocollo normativo condiviso di misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” del 14 marzo 2020, poi modificato in data 24 aprile 2020, ha disposto la sospensione attività di formazione in aula, rendendo invece possibile la “formazione a distanza”.

Inoltre lo stesso Protocollo, pur sospendendo i corsi di aggiornamento, non ha sospeso né prorogato la formazione iniziale (correttamente, aggiungo).

Riassumendo:

  • la formazione in aula è sospesa, ma è possibile erogare formazione in videoconferenza
  • gli aggiornamenti sono sospesi, ma non la formazione iniziale di alcun tipo
  • di conseguenza la formazione in videoconferenza diventa obbligo, in quanto l’unico mezzo disponibile, ancorché momentaneo, per ottemperare ad un obbligo di legge

Nell’arco di poche settimane a partire da queste disposizioni è accaduto tutto ed il contrario di tutto. I vari Soggetti Formatori infatti, così come definiti negli Accordi Stato Regioni, hanno assunto posizioni contrastanti.

Per prime si sono mosse le Associazioni Datoriali e Sindacali operanti nell’ambito della formazione. In generale, tali soggetti ope legis si sono aperti subito alla Videoconferenza, provvedendo a autoregolamentarla attraverso procedure interne (che, ovviamente, non hanno forza di legge).

Anche alcune Regioni, che ricordiamo sono costituzionalmente preposte a fornire indicazioni in materia di formazione per il proprio territorio, si sono espresse coerentemente con il Protocollo autorizzando ogni attività in videoconferenza sussumendola alla formazione d’aula, al netto delle parti pratiche ovviamente.

Altre invece, in prima istanza hanno ricondotto la formazione in videoconferenza (sincrona) all’e-learning asincrono (vedi articolo del 21/06/2021), sottoponendolo quindi alle regole già definite dall’Accordo Stato Regioni 7/7/2016. Ciò avrebbe però comportato l’impossibilità di erogare, in tale modalità, molti corsi che invece continuavano ad essere previsti in assenza di qualsiasi proroga o moratoria, come la formazione specifica dei lavoratori a rischio medio o alto, o l’intera formazione come RSPP per i datori di lavoro (moduli 3 e 4). Un cortocircuito di difficile gestione.

Ecco quindi che nel breve periodo a fare ordine ha provveduto il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con una sua nota pubblicata il 4 maggio 2020 anche sul sito www.lavoro.gov.it: “Al fine di contemperare l’esigenza del contenimento delle attività con il necessario aggiornamento delle competenze in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, si ritiene ammissibile, in via temporanea, lo svolgimento delle attività formative in videoconferenza esclusivamente con modalità sincrona, ad esclusione della parte pratica dei corsi, in modo da garantire la verifica delle presenze dei soggetti da formare e la piena interazione tra questi ultimi e i docenti”.

In altre parole, ciò significa che – a partire dalla diffusione di questo chiarimento e a tutt’oggi – la videoconferenza ha la stessa validità dell’aula per ogni tipo di corso (con l’unica eccezione delle parti pratiche che devono essere comunque tenute in presenza fisica). 

La formazione in videoconferenza rimarrà?

Di qui in poi il via libera ha aperto le porte ad un uso generalizzato di questa tecnologia applicata alla formazione. In un primo momento come unica possibilità, per via della disposizione interdittiva data dal Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro. Successivamente come libera scelta sia da parte dei datori di lavoro che dei datori di lavoro.

Sì, come libera scelta.

Per quali motivi?

L’obbligo che in prima istanza – forzatamente – ha portato all’impiego della videoconferenza per i corsi di formazione a motivo della mancanza di alternative, ne ha svelato alcuni risvolti molto vantaggiosi. Uno su tutti è l’ottimizzazione di tempo e risorse.

Questo punto ha molte declinazioni, sia lato docente/formatore che lato azienda.

Organizzare aule in videoconferenza è decisamente più semplice per tutti. Non si necessita di un luogo fisico adeguato all’interno del quale ospitare i discenti. I partecipanti possono comodamente assistere alle lezioni da casa o dal luogo di lavoro quando ciò risulti appropriato. Si abbattono le distanze, annullando completamente gli spostamenti nonché i tempi ed i costi che questi determinano. Le distanze vengono abbattute anche sotto il profilo logistico: convocare allo stesso corso partecipanti distanti tra loro non è più un problema. Ferma restando la necessità di dare luogo ad una formazione efficace (anche se in videoconferenza), tutti questi vantaggi non sono di poco conto. L’impatto dei limiti logistici era evidente nelle aule “del passato”. Non era infrequente dover attendere a lungo per poter essere convocati ad un corso a motivo del limitato numero di partecipanti disponibili entro un raggio territoriale accettabile. Così come spesso si sono visti registri di corsi che per propria natura non hanno un grande bacino di utenza, come la formazione per Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza, con un unico partecipante. Appare difficile credere che un docente possa tenere 32 ore in aula un unico discente, sia per ragioni didattiche che meramente economiche. E anche nei casi in cui questo avviene, è comunque un’impresa ardua (e caritatevole) per le medesime motivazioni appena elencate.

Oltre a ciò, in ambito di emergenza pandemica, il distanziamento assicurato dalla videoconferenza risulta essere comunque una protezione per l’aula e per la collettività ad essa collegata.

Ecco quindi che anche quando si è data nuovamente la possibilità di tornare in aula, seppur con le misure anticontagio stabilite dai successivi protocolli per la riapertura delle attività produttive, sia molti docenti che molte aziende hanno scelto di continuare le attività formative da remoto.

Cosa c’è da attendersi per il futuro?

Basta guardare indietro di pochi anni. Anche il docente più scettico e conservatore, sostenitore della purezza d’aula e detrattore di ogni altra tipologia di strumento tecnologico applicato alla formazione, si è piegato agli innegabili vantaggi dell’e-learning asincrono che, in determinati casi, a conti fatti è oggettivamente la scelta migliore (se non l’unica possibile).

Stessa cosa accadrà, con tutta probabilità, per la videoconferenza. Ben inteso, non sarà sostitutiva dell’aula fisica (così come non lo è l’e-learning asincrono), ma uno degli strumenti che ogni docente utilizzerà in base alle esigenze del caso.

La formazione con piattaforme per videoconferenza è a norma? Quando? Come?

Il chiarimento del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, tuttavia, pur dando un’importante risposta in termini di “cosa si può fare” non ha dato nessuna direttiva in merito al “come farlo”.

E questo è decisamente un problema in alcuni ambiti, in particolare quelli relativi a percorsi didattici obbligatori e per i quali viene rilasciato un attestato che ha una validità di legge, come la sicurezza sul lavoro.

Infatti, in ragione del suo fondamentale ruolo preventivo, la formazione viene posta sotto esame da PM e giudici ogniqualvolta un infortunio determina l’attivazione di un procedimento penale.

In questi scenari si pongono quindi le seguenti domande:

  • Come devono essere tracciate le presenze?
  • Come devono essere riconosciuti i partecipanti?
  • In che modo un formatore o un ente di formazione deve dare prova che i corsi svoltisi in videoconferenza abbiano avuto veramente luogo e che i partecipanti vi abbiano preso parte con la continuità e la partecipazione attiva minime dovute?
  • Come devono essere erogati i test di verifica dell’apprendimento?
  • Quali report devono essere resi disponibili a chi ne fa richiesta?
  • Nel rispetto di quali termini i fondi interprofessionali finanziano le attività formative in videoconferenza?

Pur non essendo (ancora) stata normata nell’ambito di un Accordo in Conferenza Stato-Regioni – cosa invece avvenuta per l’e-learning asincrono – la formazione in e-learning sincrono (o videoconferenza) è stata oggetto di precise indicazioni da parte di alcuni Enti, sia in documenti ufficiali che in proposte di orientamento.

Esaminiamo 3 documenti:

  • La Circolare dei Vigili del Fuoco del 14/12/2020
  • La Circolare dell’ANPAL del 28/12/2020
  • Le Linee di Indirizzo per la formazione in videoconferenza sincrona in materia di sicurezza sul lavoro dell’INAIL.

Analizziamole insieme.

Al momento, pur non essendovi una specifica regolamentazione unificata al riguardo (né Accordi Stato Regioni, né decreti), lo stato dell’arte è costituito da alcuni documenti all’interno dei quali vengono fornite regole ben precise che li rendono sono strumenti di indirizzo molto importanti.

Stiamo parlando:

  • della Circolare dei Vigili del Fuoco del 14/12/2020
  • della Circolare dell’ANPAL del 28/12/2020
  • delle Linee di Indirizzo per la formazione in videoconferenza sincrona in materia di sicurezza sul lavoro dell’INAIL

Ma sono obbligatorie?

Ora qualcuno tra voi dirà: “Sì, ma queste Circolari hanno una portata legale limitata”.

È vero. In senso stretto è così.

Ad esempio, la Circolare dei Vigili del Fuoco del 14/12/2020 nasce per regolamentare i corsi per i Professionisti abilitati al rilascio di attestazioni in materia di prevenzione incendi.

Mentre la Circolare dell’ANPAL del 28/12/2020 regolamenta i corsi finanziati dai Fondi Interprofessionali.

Ciò significa che se sto organizzando una formazione di questo tipo ed intendo erogarla in videoconferenza, ho di fatto l’obbligo di rispettare le indicazioni fornite da queste due Circolari.

Le linee guida INAIL invece sono esattamente ciò che dichiarano di essere: linee guida.

A rigor di termini ed al netto delle suddette due fattispecie formative (ripetiamo per chiarezza: corsi per Professionisti antincendio e corsi finanziati dai Fondi Interprofessionali), il rispetto delle indicazioni fornite apparirebbe non vincolante.

Pur non volendo farne una questione giuridica, non dimentichiamo alcuni principi che a noi sono molto cari. Nella gestione della sicurezza di un’azienda e della responsabilità civile e penale ad essa collegata vale, da un lato, la necessità di adeguarsi allo stato dell’arte (ossia il punto in cui sono arrivate le ricerche in una determinata disciplina) e, dall’altro, la necessità di attestarsi verso la massima sicurezza tecnicamente fattibile.

Alla luce di ciò, adottare consapevolmente uno strumento informatico che non solo appare evidentemente difficoltoso nell’uso in termini di interazione, tracciamento, verifica dell’apprendimento e molto altro, ma che non è neanche in grado di fornire prova dell’avvenuta attività svolta, di certo non aiuterà né a conseguire lo scopo che la formazione si propone, né a proteggere il formatore dalle eventuali ipotesi di reato di “Falso ideologico in certificati” o altre figure incriminatrici simili, che lascio ai giuristi.

E chiedo venia per quest’ultima considerazione per nulla aulica e del tutto utilitaristica.

Ma ritorniamo alle nostre Circolari e Linee di Indirizzo.

Dalla loro lettura comparativa, emerge la presenza di caratteristiche specifiche che si ripetono in modo simile o del tutto analogo in ciascuna di esse.

Queste caratteristiche rispondono alle seguenti domande

  • Come tracciare le presenze?
  • In che modo deve avvenire il riconoscimento dei partecipanti?
  • In che modo un formatore o un ente di formazione deve dare prova che i corsi in videoconferenza abbiano avuto veramente luogo e che i partecipanti vi abbiano preso parte con la continuità e la partecipazione attiva minime dovute?
  • Come devono essere erogati i test di verifica dell’apprendimento?
  • Quali report devono essere resi disponibili a chi ne fa richiesta?
  • Nel rispetto di quali termini i fondi interprofessionali finanziano le attività formative in videoconferenza?

Chi ha già avuto esperienza d’uso di normali sistemi di videoconferenza – o similari – applicati alla formazione (come Zoom, Skype, Whatsapp, solo per citarne alcuni diffusi) si è certamente confrontato con problematiche di questo tipo. E, con tutta probabilità, ha terminato la propria formazione con la fastidiosa sensazione che qualcosa non fosse perfettamente conforme.

Vediamo allora, Circolare per Circolare, Linea guida per Linea guida, quali caratteristiche dovrebbe – o deve – avere una piattaforma utilizzata per la formazione in videoconferenza.

Per evitare di perderci in lunghi commenti, per facilità di lettura e per immediatezza, ci limiteremo ad elencare in modo schematico le principali indicazioni che ogni documento fornisce in tema di formazione svolta in modalità telematica, sia essa definita “Videoconferenza”, “e-learning sincrono” o “streaming diretto”. Seppur in termini diversi, ci si riferisce alla medesima cosa.

Sarà poi possibile avere riscontro contestualizzato tramite la lettura degli atti, che ciascuno di noi potrà fare autonomamente.

La Circolare dei Vigili del Fuoco del 14/12/2020

(O più correttamente del Ministero dell’Interno)

L’oggetto della Circolare è: Eventi formativi in materia di prevenzione incendi di cui al DM 5 agosto 2011. Metodologie di “formazione a distanza”.

Di seguito le principali indicazioni in termini di requisiti della Videoconferenza applicata alla formazione.

  • La piattaforma deve garantire la trasmissione dei contenuti didattici
  • Devono essere presenti strumenti di interattività docenti/discenti/tutor (molti a molti)
  • Deve essere presente un sistema di registrazione utenti
  • Deve essere garantito il riconoscimento dell’identità dei partecipanti attraverso:
    • Un metodo affidabile e ripetibile
    • Un metodo equivalente al riconoscimento frontale
  • La piattaforma deve essere strutturata in modo tale da poter verificare la frequenza continuativa tramite:
    • Criteri di controllo continuo (webcam sempre attiva)
    • Controlli intermittenti (es. richiesta accensione telecamera, pop up)
  • L’erogazione e la compilazione di test deve essere assicurata tramite:
    • La somministrazione contemporanea a tutti i partecipanti
    • Avere riscontri in tempi reali degli esiti
  • Deve essere garantito l’abbinamento certo del test al partecipante

La Circolare ANPAL del 28/12/2020

La Circolare ha per oggetto: “Orientamenti sulle modalità di controllo della formazione a distanza finanziata dai Fondi Interprofessionali in considerazione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”.

Ed ecco i requisiti richiesti:

  • Deve essere adottato un sistema di autenticazione per gli utenti che partecipano al corso. Allo scopo, è utile ricordare insieme cosa si intende per “autenticazione”:
    • In generale, si tratta di un procedimento burocratico diretto ad attestare l’autenticità di un documento, di una firma, ecc.
    • Nelle telecomunicazioni, per autenticazione si intende la possibilità di verificare, attraverso un sistema automatico di interrogazione e risposta, che un tentativo di stabilire un collegamento sia autorizzato e valido.

Ciò significa, in breve, che ciascun partecipante deve essere “loggato” al sistema e riconosciuto in modo univoco ed inequivocabile, e che il log sia riconducibile ad una identità nota e verificata.

  • Deve essere garantito il rilevamento della presenza dei partecipanti. La piattaforma deve cioè indicare al docente (o al tutor) se un determinato partecipante è presente in modo attivo o meno. Tutt’altro che semplice e scontato.
  • Deve essere eseguito tracciamento della presenza dei docenti e discenti. Ciò vale a dire che il rilevamento della presenza di cui al punto precedente deve essere eseguito “in continuo”, non solamente in fase di login e/o logout.
  • Sulla base dei due punti precedenti, la piattaforma deve produrre uno specifico report con i log di connessione (e aggiungo: di presenza) che dimostri l’effettiva presenza e partecipazione di un determinato partecipante riconosciuto all’inizio tramite autenticazione.

E qui il cerchio si chiude.

Resta inteso, appare utile sottolinearlo, che se la piattaforma non è in grado di produrre questo report il Fondo non potrà considerare valida la formazione ai fini dell’erogazione del contributo economico.

Le Linee guida INAIL

Trattasi delle Linee di indirizzo INAIL per la formazione in videoconferenza sincrona in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Le linee guida entrano nel merito dei requisiti Organizzativi, Gestionali e Tecnici. 

Ai fini del presente articolo ci limiteremo ad esaminare i requisiti di carattere tecnico. Anche se, ai fini della validità formale degli attestati emessi, non si può affatto trascurare ciò che le Linee guida in qualche modo anticipano: per validare un attestato rilasciato in videoconferenza è sempre necessario un Soggetto Formatore (ad esempio una Associazione Sindacale/Datoriale, un Ente Accredito in Regione, ecc)? O la formazione, come ad esempio quella dei lavoratori, può essere organizzata direttamente in azienda? Approfondiremo questo aspetto in un successivo articolo.

Ecco quindi i requisiti individuati dall’INAIL.

  • Deve essere consentito l’accesso ai soli autorizzati. In tal proposito (testuali parole), “deve essere assicurata la massima sicurezza da accessi non autorizzati dal soggetto formatore”. Evidentemente, per poter soddisfare questo requisito è necessario un sistema di riconoscimento partecipanti.
  • Gli accessi dei partecipanti devono essere tracciati
  • Deve essere possibile eseguire il monitoraggio e la registrazione delle presenze e riportare tali dati nell’ambito del tracciamento. 

Relativamente ai suddetti due punti, valgono le medesime considerazioni già fatte in merito alle indicazioni delle precedenti Circolari dei Vigili del Fuoco e dell’ANPAL.

  • Le classi virtuali devono poter essere suddivise in gruppi di lavoro più piccoli (breakout rooms)
  • Ai fini di una piena interazione, tutti i discenti devono essere visibili tra loro. Ciò esclude quindi tutti i sistemi webinar “puri”, dove lo streaming è del tipo “uno a molti”: il docente vede tutti, i partecipanti vedono solo il docente. Questa soluzione non è idonea.
  • Deve essere possibile la proiezione materiali didattici, aggiungo ovviamente.
  • Deve essere disponibile uno strumento di chat
  • Tutte le verifiche intermedie e finali devono essere effettuate in modo sincrono. Analogamente a quanto indicato dalla Circolare dei Vigili del fuoco, sembra che anche l’INAIL richieda che le verifiche vengano erogate dal docente nel medesimo momento a tutti i partecipanti, che queste vengano eseguite in piattaforma, tracciate dalla medesima ed i risultati siano immediatamente verificabili (al fine di garantirne una corretta esecuzione, con risultati non falsati)

In conclusione

Come potete notare, i tre documenti tecnici che abbiamo esaminato sono allineati sul richiedere i medesimi requisiti.

In sintesi, viene richiesto che la piattaforma per videoconferenza si faccia garante del corretto processo formativo in tutto il suo svolgimento:

  • Dalla registrazione e l’autenticazione dei partecipanti e dei docenti
  • La verifica della loro identità
  • La verifica della partecipazione attiva dei discenti durante tutto il corso
  • Alla somministrazione dei test tramite sistemi interni alla piattaforma, eseguiti in piattaforma (e non quindi in un ambiente informatico esterno), e che sia la piattaforma stessa ad abbinare in modo certo a ogni partecipante verificandone l’esecuzione e la validità

Tutto questo poi deve essere riassunto in un documento di sintesi (o report di tracciamento) che la piattaforma per videoconferenze dovrà emettere.

Tale report potrà essere utilizzato come prova dell’effettività della formazione, al pari – anzi meglio – di un registro d’aula, sia per le autorità che ne dovessero far richiesta che nell’ambito della rendicontazione di corsi finanziati da Fondi Interprofessionali.

Appare evidente che un “semplice” sistema di videoconferenza non rispetta molti (se non nessuno) di questi requisiti. 

Ed il motivo è semplice: una videoconferenza NON È un corso di formazione. Ed un sistema progettato per le videoconferenze, non può essere utilizzato con efficacia per un corso di formazione.

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